Trwająca obecnie dyskusja dotycząca regulacji prawnych wykonywania inwazyjnych zabiegów z zakresu kosmetologii i medycyny estetycznej, a także Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych, która weszła w życie 25 maja 2018 roku (RODO), obligują do prowadzenia rzetelnej bazy danych chroniących zarówno usługodawców salonów kosmetycznych, jak i klientów.
Jakie korzyści płyną z posiadania karty klienta?
Dobrze skonstruowana karta umożliwi łatwy kontakt z klientem, dobór zabiegu do jego potrzeb, ale także, co najważniejsze - zminimalizuje skutki ewentualnych powikłań zabiegowych.
Z czego powinna składać się karta klienta?
Kartę pacjenta możesz podzielić na dwie kategorie: podstawową (uzupełnianą przy pierwszej wizycie) oraz przypisaną konkretnemu zabiegowi. Wprowadzenie danych do systemu, choć początkowo zajmuje dodatkową chwilę, ułatwi nam odszukanie informacji w przyszłości wśród innych dokumentów, których w salonie kosmetycznym jest pod dostatkiem. Dodatkowo, zainstalowanie inteligentnego systemu, umożliwi uproszczone przesyłanie wiadomości o obecnych promocjach, nowościach i przypomnienia o nadchodzących terminach wizyt.
Podstawowa karta klienta powinna zawierać informacje o:
- danych osobowych klienta,
- numerze telefonu/adresie e-mail,
- informacjach dotyczących ogólnego stanu zdrowia klienta,
- zgodzie na przetwarzanie danych osobowych, przesyłanie informacji handlowej oraz powiadomień o zbliżającym się terminie wizyt (skonstruowanych zgodnie z rozporządzeniem RODO)
Konstruując pytania o stan zdrowia zapytaj o:
- alergie (w szczególności alergie kontaktowe, np. na hennę, składniki kosmetyków, barwniki bądź lateks)
- przyjmowane leki (retinoidy doustne i zewnętrzne, antykoncepcję hormonalną, leki wpływające na krzepliwość krwi, leki przeciwdepresyjne, antybiotyki…)
- choroby genetyczne
- skłonność do opryszki
- nowotwory
- AIDS/HIV
- żółtaczkę
- cukrzycę
- nadczynność/niedoczynność tarczycy
- gruźlicę
- trądzik różowaty
- choroby układu hormonalnego
- depresję
- skłonność do przebarwień i bliznowacenia
- implanty
- rozrusznik serca
- radio lub chemioterapię
- ekstrakcję zęba
- plomby
- aparat ortodontyczny
- łysienie
- ciążę
- karmienie piersią
- niepokojące zmiany barwnikowe
- nawyki związane z codzienną pielęgnacją
O czym warto pamiętać konstruując kartę zabiegową?
Karta dedykowana konkretnemu zabiegowi powinna uwzględniać aktualny stan zdrowia, zawierać informacje o przeciwwskazaniach do wykonania zabiegu oraz zgodę klienta. To także rzetelne źródło informacji o procedurze zabiegu, jego efektach, możliwych skutkach ubocznych oraz zalecanej pielęgnacji pozabiegowej.
W tej karcie uwzględnij pytania o:
- choroby aktualne lub przebyte w ostatnim czasie
- aktualnie przyjmowane leki (w tym także zewnętrznie, np. w terapii przeciwtrądzikowej)
- ostatnio przebyte zabiegi (chirurgiczne, stomatologiczne, itp.)
- korzystanie z solarium/opalanie się w przeciągu kilku ostatnich miesięcy
- ciążę i karmienie piersią
- zgodę na archiwizację, przechowywanie i wykonanie zdjęć w celu potwierdzenia efektów zabiegów oraz zgodę na wykonanie zabiegu (zgodną z klauzulą RODO)
W karcie zabiegowej powinny znaleźć się informacje o:
- efektach usługi, których klient może się spodziewać
- zalecanej ilości zabiegów w serii
- pielęgnacji domowej po zabiegu
- możliwych efektach ubocznych i przeciwwskazaniach
- osobie przeprowadzającej zabieg (imię i nazwisko)
Układ karty
Każdy z nas doświadczył choć raz frustracji związanej z nieczytelnym układem ankiety oraz niekończącą się ilością pytań. To wystarczający argument przemawiający za tym, iż nasza karta powinna być uporządkowana, klarowna, ograniczająca się do najważniejszych i dobrze skonstruowanych pytań.
Ułatwieniem jest wykonanie jej w formie tabeli, gdzie klient może wybrać jedną prawidłową odpowiedź. Jeśli pytanie dotyczy przyjmowanych leków, wystarczy dopisek i miejsce na odpowiedź: „Jakie leki Pan/Pani przyjmuje?”
O co pytać i jak rozmawiać z klientem?
Wywiad z klientem w salonie kosmetycznym musi potwierdzać profesjonalizm. Nawet jeśli przeprowadzasz rozmowę z osobą zamkniętą, warto wytłumaczyć, że zadawane pytania mają na celu podniesienie jakości naszych usług. Tylko wykluczenie ewentualnych przeciwwskazań zapewnia pełne bezpieczeństwo zabiegu. Kosmetolog to pierwsze ogniwo. Niejednokrotnie to właśnie podczas wizyty w salonie kobiety skarżą się na pewne dolegliwości, które mogą sugerować konieczność zgłoszenia się do specjalisty. Świadomość zagrożeń jest niezwykle ważna, także w czasie wykonywania zabiegów. Bliski kontakt ze skórą daje możliwość przyjrzenia się zmianom, które nas niepokoją. Nie stawiaj diagnoz - to rola lekarzy. Nie strasz. Sugeruj i namawiaj do samobadania piersi, wizyt u ginekologa oraz dermatologicznej kontroli znamion.
